档案规范整理有利于学校规范办学

在“山东省第三批规范化中等职业学校”创建期间，笔者参与了档案材料的收集、整理、归类、编目等工作，深切体会到档案的重要性和及时整档的必要性。“省规”创建既是手段，也是一个过程性目标。以档案整理为切入点，反向检测、诊断、激励，可以更好地规范学校的办学行为，促使学校朝着示范性和优质特色中职学校迈进。

山东省规范化中职学校评估验收和认定标准共有3个一级指标、33个二级指标，每个二级指标内都有详细的分解说明，每段说明文字都可能包含数个档案分项。整理档案必须仔细研究相关标准，在严密构建档案框架体系的基础上，将以文字、图表、图片、凭证、花名册、复印件等形式呈现的过程性材料进行归类整理，形成系列化、条理化案卷。在这个过程中，既不能忽视评估指标中的任何细节，也不能别出心裁、另起炉灶。有清晰的结构脉络，有充足的支撑材料，是“省规”创建对档案规范化整理提出的客观要求，也是学校规范化办学的基本方向。

硬件重要，“软件”同样重要。学校硬件设施完善了，必须跟上配套的“软件”。只有这样，规范发展才能有保障。构建档案体系的过程告诉我们，学校日常管理虽然庞杂，也难免有明显的条块分割现象，但各部门、各系统不能人为地隔离，更不能相互孤立，而要通过规范细致的规章制度，将各项具体工作置于学校工作整体框架中，让每个人都能在学校大格局中找到准确的位置。理顺关系，合理定位，及时沟通，相互协作，才能避免多头分工造成工作交叉、重叠或出现管理空当的现象。平时，每个部门都必须进行精细化管理，人人有事干，事事有人管；每个工作节点都应该全覆盖、无遗漏地切合规范化的要求。学校管理没有清晰的框架结构和严密的逻辑体系，就不可能实现科学化和规范化。

按照“省规”整档达标要求，计划、制度、方案、决定、通报、意见等佐证性文件材料，行文要规范，要突出规范化文件的基本属性，不得各行其是，不能省略或遗漏基本要素。但在整档过程中，我们收集到的很多材料，包括前期的学校文件和部门文件，有很多不规范的地方，“有头无尾”现象非常明显，比如落款处没有发文单位，没有发文时间，甚至没盖单位公章。这样的文件显然不符合规范化要求，必须在保持原貌的前提下予以修补。创建规范的过程很大程度上表现为纠正不规范文书和行为的过程。但修正、弥补不是造假，不是无中生有，而是用现在的标准对前期的工作进行客观评价，并对今后的工作提出更高的要求。

文书是档案的来源，档案是文书的归宿。文书不规范，证明平时的工作不严谨、不扎实、不细致。这是教育工作的大忌，是规范化建设不允许的。“省规”档案材料的整理过程提醒学校管理人员，必须以严谨、务实、认真的态度看待校园内的一切，用科学的手段和有效的措施规范一切教育与管理行为。只有严谨才能造就规范，只有规范才能促进学校的健康发展。招生、收费、购置设备、教师培训、日常管理、校企合作、课堂教学、技能考核、顶岗实习、学生安置等，莫不如此。

档案归类要合理，编目要清晰，是规范化的基本要求。但归类不能停留于表面，还要分析材料的内涵和属性，从而让档案材料发挥出规范学校治理、促进学校发展的作用，让办学行为更加精细和科学。例如：集体备课过程性材料应归类于教学过程管理档案项，不宜归类于教师培养档案项。这是因为，集体备课虽然也有促进教师专业成长的作用，但其核心价值在于推动课堂教学质量的提高，而对教师的促进作用是间接的。又如：教职工考核制度应归于教职工管理档案项，不宜归于领导决策档案项。其原因是，领导决策主要体现管理者的能力、水平和素质，体现方式是规划、章程等宏观性、统领性的材料，不应涉及日常管理等微观性、过程性材料。

合理归档属于技术层面的工作，但做细、做好归档管理不仅仅是技术性问题。它不但有利于检索查阅，让档案更好地发挥文化传承作用，也能映照校园实际，督促相关职能部门认真审视管理思路和管理制度，避免出现漏洞，防止缺憾。更为重要的是，合理归档还能发挥档案的总结提升和示范引领作用，充分调动管理人员的积极性和创新意识，激励大家用更多、更好的创新思路和创意方案组织扎实、有效的教育实践活动，不断促进学校管理工作上台阶、上档次。

学校管理制度必须有连续性，不能因为领导更换而导致文化断层或管理错位。每项规章制度的出台，都是教干教师集体智慧的结晶，都反映了彼时的客观实际，是学校发展历史的重要组成部分。因此，在整理档案时，应全面权衡、慎重选择，不能随意放弃。例如：后任校长制定了新的考核管理制度，具体细节与前任校长任期内的制度有明显差别。这些差别反映了两任校长的管理思路，也反映了不同时期学校面临的实际问题，都应该收纳归档。如果我们片面选择、随意抛弃，就无法完整呈现学校的发展轨迹，也不能如实追溯学校的文化渊源。有比较，才有鉴别。慎重选择、全面归档，能为学校保全史料，给领导决策提供借鉴。唯其如此，档案才是学校过往的全面观照和未来的立体参照。