用信息技术手段管理学生档案

运用信息技术手段管理档案，有利于档案的安全、保密，有利于归档文件材料的齐全完整，能提高工作效率，节省人力、物力、财力，避免不必要的手工操作。归档文件材料的收集、利用等均可由学校办公系统完成。作为计算机应用的一部分，使用计算机对学生档案信息进行管理，具有手工管理无法比拟的优点。例如：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。这些优点能够大大提高学生档案管理的效率，也是学校科学化、正规化管理并与世界接轨的重要条件。

一、建立学生档案管理系统的必要性

随着办公自动化程度的全面提高，计算机成为我们学习和工作的得力助手，档案数字化管理是必然趋势。学校在日常工作中形成的纸质文件材料、电子文件不断增加。学生填报志愿、成绩公布、学校录取、注册、学生在校学习成长等记录均由各种管理系统通过计算机形成各种电子文件。利用计算机管理系统整合、汇总教育处、教务处、政教处、团委等部门记录学生成长的相关信息、数据，能避免重复劳动。同时，也便于各部门及时了解、掌握学生的动态。运用计算机管理学生档案具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量、多种方式地提供档案信息，提高工作效率，实现数据共享。电子文件作为计算机代替传统办公工具记录工作过程后形成的新型信息载体出现在档案管理门类中，以磁性材料和光学材料为载体的电子档案，将逐步替代传统的纸质载体档案，在学校档案管理中占主导地位，给学校档案工作尤其是学生档案管理工作注入生机和活力。

二、电子档案与纸质档案的共同点和区别

电子档案与纸质档案均属档案。它们的共同点在于：一是符合档案的特征，有历史价值，强调真实性、完整性；二是具有保存价值，是反映学校、教职工、学生发展、成长过程的记录；三是遵循档案管理的规律和原则，具有原始性、有效性。它们的区别在于：一是电子档案的信息和载体可分享，而纸质档案不能分享。二是电子档案依靠设备和技术才能输出和处理，便于利用、共享，对技术要求、储备要求高；纸质档案必须手工操作，利用手段单一。

三、电子档案归档要求

现阶段，电子文件与纸质文件材料同时进行收集整理。首先要对归档纸质文件材料、电子文件进行鉴定，鉴定电子文件的真实性、完整性和有效性，与归档的相应的纸质文件材料内容、格式、用印、保管期限（永久、30年、10年）保持一致。电子文件的鉴定相对于纸质文件的鉴定更为复杂，包括技术和内容分析两个方面。内容分析与纸质文件没太大区别，电子文件在技术上的错综复杂会给档案工作者和文件起草者造成很大困难。电子文件本身的特点决定了电子文件必须进行前端控制和全程管理。业务部门在某项工作结束后即收集、整理、鉴定纸质文件材料、电子文件，把真实、可靠、完整的历史记录收集整理好，保证归档电子文件的齐全、完整和准确。按照规定时间向学校档案室移交，同时移交目录，定期下载到脱机保管的载体上，与纸质文件并存。归档电子文件载体应一式三套：一套封存保管，一套利用，一套异地保管。如学校毕业生的学籍档案，一套放学籍管理部门提供利用，一套加密后放在学校综合档案室保存，一套保存在各联办学校综合档案室或人事部门。

载体是只读光盘，包括一次写光盘、磁带、硬磁盘，不能用软磁盘保存档案，电子文件应设置操作状态。将相应电子文件的目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附归档电子文件登记表，填写载体或包装盒上的标签。项目包括归档号、题名、密级、保管期限、硬件和软件环境。电子档案与纸质档案之间应建立标识关系，二者同时保存。将电子档案的版本保存在脱机状态上，采用压缩和备份方法，归完档后，应认真保管电子文档。在保管时应做到：保证电子档案载体的安全，不能损伤；确保电子档案作防写处理。